Optimizarea costurilor reprezinta o metoda eficienta ce poate influenta cresterea profitului, consolidarea situatiei financiare sau a pozitiei pe care compania ta o are in piata in care activeaza, diversificarea portofoliului de produse sau extinderea afacerii pe care o detii.
Dar optimizarea acestor costuri se face in cunostinta de caz, analizand informatiile, masurile si efectele rezultate, pentru a evita impactul negativ asupra operatiunilor zilnice, strategia pe termen mediu si lung, reputatia in piata si gradul de motivare a angajatilor.
Iata cateva metode prin care poti sa optimizezi costurile companiei tale
- Optimizarea procesului de productie
Progresele tehnologice permit automatizarea unora dintre cele mai importante procese de productie. Un echipament ultra-performant are nevoie de mai putine resurse, poate realize produsele pe care le vinzi intr-un timp mai scurt, la o calitate mai buna si cu diminuarea riscului erorilor umane. Costul unui astfel de echipament se amortizeaza intr-o perioada definita de timp si poate suplini munca manuala, permitandu-ti sa reduce costurile cu salariile si beneficiile aferente, scade riscul accidentelor de munca si creste numarul de produse care trec testul calitatii. Automatizarea procesului de productie se traduce in costuri optimizate pentru compania ta per ansamblu, nu doar in circuitul de productie. Analiza si optimizarea fluxurilor in procesul de productie poate duce la reducerea costurilor si cresterea productivitatii.
- Analiza si reconversia costurilor
Ponderea si felul in care sunt gestionate costurile fixe si costurile variabile impacteaza rezultatul financiar si de aceea este important sa te asiguri ca ele sunt definite, alocate si gestionate in cel mai bun mod posibil.
Intr-o forma usor de inteles, costurile variabile au avantajul ca sunt legate direct de activitate (productie, vanzari), altfel spus, activitati intense – costuri variabile mari, activitate redusa – costuri variabile (mai) mici. In schimb, costurile fixe trebuie acoperite chiar si cand nu avem deloc vanzari.
Este necesara o atenta sincronizare a activitatii de productie cu cea de vanzari, in caz contrar stocurile create vor da batai de cap intregii companii.
Transformarea costurilor fixe in costuri variabile iti poate ajuta compania sa optimizeze costurile la nivel general.
Optimizarea partilor fixe si variabile (comision) aferente salarizarii angajatilor in pozitiile unde acest lucru e posibil.
Chiria pe care o achiti pentru sediul firmei, de exemplu, poate fi negociata de la una in cuantum fix la una achitata in cuantum variabil, in functie de timpul in care tu si echipa ta sunteti prezenti fizic in spatiul inchiriat. Bineinteles, esential este ca entitatea de la care ai inchiriat spatiul sa fie de acord cu o astfel de schimbare care ii afecteaza nivelul incasarilor recurente. Prin trecerea unei parti a echipei in remote work, prin organizarea de meeting-uri in mediul online, prin prezenta fizica la birou doar a unui numar mic de persoane si doar cateva zile pe luna poti implementa cu succes aceasta schimbare.
- Eficientizarea costurilor aferente stocurilor
Costurile cu stocurile de produse au o pondere semnificativa in costurile totale ale companiei si le poti optimiza prin:
- calcularea pe baza de indicatori clari a necesarului optim de marfa pentru a acoperi estimarea de vanzari – pentru ca acest process sa functioneze, este vital ca estimarile de vanzari sa fie cat mai apropiate de vanzarile reale;
- construirea unui stoc minim care sa tina cont de solutiile existente de stocare, de variatiile cauzate de sezonalitate (daca este cazul), de tipul de costuri agreate cu depozitarul (fixe sau variabile) si de viteza cu care poti reaproviziona acest stoc (daca produsele sunt livrate de un producator intern sau daca sunt importate).
Sistemul de raportare, indicatorii urmariti, durata ciclului de productie, forecastul de vanzari si acuratetea acestuia, planificarea productiei, a aprovizionarii cu materii prime, materiale, produse destinate vanzarii sunt elemente ce au un impact semnificativ asupra costurilor variabile. Nu neglijati costul transportului, mai ales in conditiile actuale!
- Renegocierea unor termene si conditii contractuale
Obtinerea unor termene de plata mai avantajoase sau a unor reduceri de tarife de la unii furnizori te poate ajuta sa iti reduci costurile, doar daca aceste facilitati au caracter permanent si daca nu afecteaza negativ relatia comerciala cu acesti furnizori. Reducerile pot fi acordate mai ales daca treci de la achizitii in cantitati mici la achizitii en-gros – de exemplu, poti lansa o singura comanda pe luna pentru toate articolele de birotica si papetarie de care are nevoie firma ta in loc de comenzi sporadice lansate individual de fiecare departament. Aceasta masura poate avea un impact pozitiv asupra cash-flow-ului companiei, un element vital pentru buna functionare si dezvoltare a acesteia!
De asemenea, poti renegocia contractul cu firma care asigura curatenia si sa schimbi frecventa prestarii serviciilor de la una saptamanala la una bilunara, mai ales daca ai multi angajati care lucreaza de acasa. Renegocierea tarifelor abonamentelor telefonice este un alt exemplu de masura care te poate ajuta sa iti diminuezi costurile pe termen mediu si lung.
- Optimizarea lantului de distributie
Este stiut faptul ca un lant de distributie lung, in care sunt implicati si terti, inseamna costuri mai mari pentru firma producatoare si pret mai mare la raft pentru consumatori, pret care determina adeseori scaderea volumului achizitiilor si iti impacteaza implicit profitul.
Sa optimizezi lantul de distributie inseamna sa gasesti calea cea mai scurta prin care produsele sau serviciile pe care le oferi sa ajunga la consumatori. Reducerea numarului de distribuitori este una dintre solutii, mai ales prin prisma diverselor discounturi on sau off invoice pe care le acorzi acestora in functie de conditiile comerciale negociate in contractele de distributie. Insa pastrarea unei retele optime de distribuitori necesita o analiza detaliata si potentiale costuri suplimentare intr-o prima faza. Analiza trebuie sa arate daca distribuitorii pe care intentionezi sa ii pastrezi ca parteneri au capacitatea de a-ti livra rezultatele pe care le doresti la nivel local si trebuie totodata sa indice care sunt costurile atingerii acestui obiectiv. Este posibil ca unii distribuitori, odata deveniti parteneri exclusivi intr-o anumita zona geografica, sa solicite si alti termeni comerciali, iar acest aspect trebuie luat in considerare inainte de a decide la ce distribuitori renunti si cu ce distribuitori pastrezi colaborarea.
Deschiderea de noi canale de vanzare, optimizarea valorii comenzii, sistemul de depozitare, stocurile aferente, cantitatile transportate, grupajele, numarul de descarcari, analiza costurilor punctelor de vanzare proprie sunt printre elementele ce impacteaza costurile aferente lantului de distributie.
Lantul de distributie poate fi optimizat prin infiintarea propriilor canale de distributie, o solutie pe care, daca situatia financiara si logistica a firmei tale ti-o permite, se poate dovedi extrem de utila in procesul de optimizare a costurilor.
- Folosirea unor solutii software specifice
Piata este plina de solutii software care te pot ajuta sa iti optimizezi costurile. Unele dintre acestea integreaza toate informatiile din companie intr-un singur program sau monitorizeaza indeaproape costurile. Aceste solutii iti permit sa:
- reduci numarul proceselor de introducere a datelor in sistem, intr-unul singur;
- stabilesti structura centrelor de cost si sa definesti formulele de calcul care vor aloca, in mod automat, fiecare tranzactie centrului de cost corespondent;
- definesti bugetele pe criterii diverse, de la cele geografice la cele pe tipuri de proiecte derulate;
- urmaresti cheltuielile executate versus cele provizionate (accruals) si astfel sa efectuezi din timp ajustarile necesare pentru atingerea obiectivelor financiare stabilite;
- monitorizezi evolutia vanzarilor, sa analizezi si sa corectezi, acolo unde este cazul, factorii care determina diferente semnificative intre estimari si vanzari efective.
Acestea sunt doar cateva metode pentru optimizarea costurilor companiei tale. Ele pot fi completate de altele, specifice industriei sau pietei in care activezi, de la externalizarea serviciilor si incheierea de bartere cu partenerii pana la contractarea de sponsori pentru evenimente de marketing si folosirea de solutii de tip Cloud pentru pastrarea informatiilor esentiale pentru compania ta.
Noi iti stam la dispozitie cu solutii personalizate de reducere a costurilor, adaptate caracteristicilor si nevoilor companiei tale, precum si cu servicii de consultanta de management, obiective si strategii de marketing, sisteme si metode de control intern si nu numai.
Contacteaza-ne pentru a stabili o intalnire cu echipa noastra.
