Gestionarea unei echipe inseamna crearea unui echilibru intre nevoile acesteia si nevoile fiecarui membru al echipei, intre libertatea de care angajatii au nevoie pentru a fi creativi si asumarea responsabilitatii pentru actiunile lor.
Crearea si pastrarea acestui echilibru este una dintre cele mai mari provocari cu care se confrunta un manager de echipa, insa nu singura. In acest articol discutam despre dificultatile pe care le poti intampina din aceasta pozitie si cum sa le solutionezi.
1.Un membru al echipei nu colaboreaza cu ceilalti
Lipsa colaborarii din partea unui membru al echipei poate genera o atmosfera de stres si frustrare in echipa ta, de aceea este important sa gasesti cat mai curand solutia la aceasta problema. Pentru tine ca manager poate fi dificil sa lucrezi cu oameni cu temperament diferit de al tau sau de care nu te simti apropiat in niciun fel.
Insa capacitatea de a explora la maxim potentialul fiecarui membru al echipei face parte din “daily job” si un angajat care nu lucreaza eficient cu ceilalti poate afecta grav capacitatea echipei de a-si indeplini sarcinile, atinge obiectivele si duce la bun sfarsit proiectele incredintate.
Cum depasesti aceasta provocare?
Solutionarea acestui impas este posibila atunci cand confrunti situatia si NU cand incerci (satul de lipsa de cooperare) sa faci treaba in locul celui care refuza sa colaboreze.
Refuzul de a colabora poate avea mai multe cauze si identificarea lor trebuie sa reprezinta punctul de plecare in demersul de a solutiona aceasta problema. Inainte de a trage concluzii pripite, discuta deschis cu angajatul pentru a afla ce il determina sa adopte acest tip de comportament. Poate fi un sentiment de nemultumire provocat de cele mai diverse motive, de la “ratarea” unei provocari mult asteptate, un salariu mai mic decat considera ca merita, probleme de comunicare si relationare cu cei din echipa si pana la probleme de natura personala.
Odata aflata cauza, va fi usor sa identifici si o solutie fie singur, fie cu angajatul in cauza si ceilalti membri ai echipei sau cu ajutorul altor departamente (cum ar fi Resursele Umane).
2.Membrii echipei nu urmeaza instructiunile furnizate
Uneori, angajatii echipei tale pur si simplu nu urmeaza instructiunile si fie dau peste cap un plan de lucru, fie nu duc la bun sfarsit sarcinile trasate. Pentru multi manageri, solutionarea acestei probleme consuma extrem de mult timp si poate afecta performanta intregii echipe.
Cum solutionezi aceasta problema?
Prima etapa este sa repeti instructiunile cat mai clar si sa te asiguri ca angajatii le-au inteles. In etapa a doua, trebuie sa verifici daca angajatii au respectat sau nu aceste instructiuni. Poti discuta cu cei care nu reusesc sa le urmeze pentru a afla motivul – poate acei membri ai echipei cred ca pot face lucrurile in mod diferit, insa nu au curajul sa spuna acest lucru atunci cand sunt instruiti.
In acelasi timp, este important sa stabilesti daca oferi angajatilor tai feed-back suficient de des si de clar. Lipsa feed-back-ului poate afecta serios atat nivelul de implicare, cat si acuratetea cu care un angajat urmeaza instructiunile trasate. Fara feed-back periodic este posibil ca uni membri ai echipei tale sa nu inteleaga unde gresesc sau cum isi pot imbunatati activitatea ori rezultatele. Daca nu esti dispus sa furnizezi feed-back constructiv, intr-o maniera profesionala si respectuoasa, poti afecta performanta intregii echipe, de aceea iti recomandam sa treci la fapte cat mai curand.
In acelasi timp, oricat de neplacut ar fi acest demers, este bine sa tii o evidenta a datilor in care angajatii nu au urmat instructiunile. Aceasta evidenta te poate ajuta sa identifici o solutie sau, in cazul in care aceasta problema devine frecventa, sa iei decizia (documentata) de a renunta la angajatii care in mod constant nu respecta ceea ce le spui ca trebuie sa faca.
3.Angajatii nu (mai) sunt implicati ori motivati
Cand angajatii isi pierd interesul pentru munca lor, nu mai sunt la fel de productivi, ceea ce poate duce la greseli, termene nerespectate, performanta scazuta sau proiecte nefinalizate. Lipsa implicarii si a motivarii reprezinta o problema extrem de des intalnita si, desi poate parea greu de solutionat, exista tehnici care te pot ajuta.
Cum depasesti aceasta provocare?
In functie de cauzele lipsei motivatiei angajatilor, poti folosi una sau mai multe din urmatoarele tehnici:
- prezinta-le viziunea companiei si explica-le care este rolul vostru ca echipa si al lor ca indivizi in indeplinirea acestei viziuni. Descrie-le cum activitatea lor, derulata fara erori sau intarzieri, contribuie la performanta intregii companii;
- implica-i mai mult in planificarea si definirea obiectivelor echipei (daca pozitia lor permite acest lucru);
- explica-le de ce un anumit task trebuie realizat si de ce au fost ei alesi pentru acest lucru;
- ofera-le libertatea de a-si derula activitatea in modul ales de ei, atata timp cat livreaza rezultatele asteptate (si pozitia lor permite o astfel de libertate);
- incurajeaza-i sa vina sa discute cu tine ori de cate ori au o problema;
- cand este posibil, incredinteaza-le si roluri de leadership, nu doar sarcini;
- ofera-le in mod regulat incredere si apreciaza rezultatele pe care le obtin;
- incurajeaza-i si ajuta-i (atunci cand este posibil) sa rezolve dificultatile cu care se confrunta, fie ca ele se refera la un sentiment de izolare la serviciu sau la o problema de natura personala;
- ofera-le feed-back constructiv in mod periodic.
Motivarea angajatilor este una dintre cele mai sensibile sarcini din viata unui manager de echipa. Cand ea lipseste, pentru perioade mari de timp, poate “costa” firma angajati. Acestia pot alege sa plece la o companie unde activitatea si rezultatele lor vor fi recunoscute si apreciate si unde feed-back-ul, oferit in mod regulat, ii va ajuta sa isi identifice “blind spots” care, gestionate eficient, ii pot ajuta sa se dezvolte profesional (si nu numai).
“Arta motivarii” necesita un set mixt de tehnici si competente soft pe care nu toti cei promovati ca manageri il detin in mod nativ, dar pe care il pot dobandi cu ajutorul unor programe de coaching sau mentorat. Easy Go Business Development iti pune la dispozitie acest tip de programe, care te vor ajuta sa devii un manager mai bun, mai echilibrat, mai performant in relatia cu echipa ta.
4.O provocare des intalnita: conflictele intre membrii echipei
Conflictele intre angajati reprezinta una dintre cel mai mari provocari din activitatea unui manager de echipa. Ele provoaca stres, anxietate, frustare in intreaga echipa, precum si reducerea productivitatii, implicarii, performantei si reputatiei acesteia si de aceea trebuie gestionate rapid si eficient.
Conflictele pot fi generate de asteptari, personalitati si modalitati diferite de comunicare ori stiluri diferite de inter-relationare sau management al propriului timp. Doi membri ai echipei pot avea idei foarte diferite despre cum ar trebui sa fie indeplinite sarcinile alocate. Conflictele “usoare” pot fi solutionate prin discutii si unele compromisuri, insa cele grave pot cauza probleme severe cum ar fi crearea unor produse neperformante, care nu satisfac asteptarile clientilor.
Cum solutionezi confliectele intre membrii echipei?
Exista mai multe abordari, printre cele mai eficiente fiind:
- discutii in afara orelor de lucru: una sau mai multe intalniri informale, in afara orelor de lucru, reprezinta un prilej ca angajatii din echipa sa se cunoasca mai bine, sa fie mai deschisi unii cu ceilalti si sa inteleaga mai bine contributia pe care fiecare dintre ei o aduce la performanta echipei;
- comunicare deschisa: discuta cu angajatii aflati in conflict despre motivele lor de nemultumire ori frustrare si gaseste puncte comune prin care ii poti determina sa ajunga la un compromis;
- solutionarea tensiunilor: incurajeaza pe fiecare dintre cei aflati in conflict sa redacteze un plan de solutionare a problemei si apoi, in cadrul unei intalniri comune, comparati aceste planuri si alegeti din ele punctele care pot “stinge” conflictul.
Chiar daca unele conflicte necesita mai mult timp pana sa fie complet solutionate, este important sa incepi acest proces cat mai rapid pentru a evita ca ele sa impacteze negativ intreaga echipa si rezultatele acesteia.
Ca manager, te vei confrunta uneori cu situatii in care angajatii echipei tale nu isi vor indeplini temeinic sarcinile. Ce trebuie sa faci in astfel de cazuri este sa gasesti abordarea de management potrivita pentru echipa ta. Va fi nevoie sa le oferi instructiuni, obiective si asteptari clare, sa ii asculti pe fiecare in parte, sa ii motivezi si incurajezi la fiecare pas pentru ca doar asa ii poti inspira sa te urmeze si in perioadele dificile, nu doar in cele prospere. Desi sa conduci o echipa poate fi dificil cateodata, o poti face cu succes daca detii setul potrivit de competente si folosesti instrumente adecvate.
