5 Beneficii ale automatizarii proceselor pentru afacerea ta

In actuala epoca a digitalizarii, automatizarea proceselor a devenit o necesitate datorita beneficiilor pe care le are asupra afacerilor din majoritatea industriilor, iar in acest articol iti spun care sunt aceste beneficii si cum iti ajuta business-ul sa evolueze.

Ce este automatizarea proceselor?

Automatizarea proceselor inseamna folosirea tehnologiei pentru automatizarea proceselor complexe de business.

De obicei, aceasta automatizare indeplineste trei functii: automatizeaza procesele, centralizeaza informatiile si reduce gradul de utilizare a inputului uman. Ea este conceputa pentru a elimina blocajele, reduce erorile si pierderile de date, imbunatati viteza de procesare si comunicarea intre departamente.

Printre procesele care pot fi automatizate se numara facturarea, gestionarea si colectarea fisierelor de date, reconcilierea contabila, efectuarea diferitelor plati, procesarea comenzilor de vanzare, gestionarea statului de plata, aprobarea de noi furnizori, incheierea contractelor de munca, gestionarea relatiei cu clientii.

Diferenta intre automatizarea proceselor si automatizarea proceselor cu “roboti” software

Desi termenii par similari si amandoi au ca scop automatizarea proceselor de business, exista cateva diferente intre acestia:

–        automatizarea “traditionala” a proceselor este mult mai cuprinzatoare in ceea ce priveste aplicatiile si integrarile sale. Ea include folosirea de utilaje pentru a efectua diferite sarcini, stocare de date si actiuni de integrare;

–        automatizarea proceselor cu “roboti” software (sau Robotic Process Automation) se concentreaza pe activitati de front-end si realizeaza diferite taskuri in moduri similare cu cele umane;

–        automatizarea “traditionala” necesita adeseori un input extins din partea inginerilor si dezvoltatorilor IT;

– Robotic Process Automation foloseste “roboti” care pot fi instruiti sau care se instruiesc singuri si este folosita mai ales pentru indeplinirea unor functii IT cum ar fi raspunsul la e-mailuri si extragerea de date.

Care sunt provocarile automatizarii proceselor de business?

Printre cele mai des intalnite se afla:

–        rezistenta angajatilor la adoptarea automatizarii;

–        limitari ale dotarilor disponibile, cum ar fi incapacitatea de a gestiona volume foarte mari de date nestructurate;

–        variatii semnificative ale proceselor care trebuie automatizate;

–        un grad mai mare de complexitate al procesului fata de cel estimat;

–        lipsa directiei strategice din partea managementului;

–        schimbarea interfetelor sau intreruperea neprevazuta a proceselor de automatizare;

–        incercarea de a automatiza totul dintr-odata.

Este important sa retii ca NU poti automatiza un intreg sistem de procese complexe de business dintr-odata. Acest demers ar necesita ca toti angajatii sa fie instruiti simultan si toate elementele de software si hardware sa fie operationale in acelasi timp. Un esec poate crea o stare de confuzie, dezamagire si in cele din urma o respingere a automatizarii de catre angajatii tai.

Care sunt beneficiile automatizarii proceselor de business?

1. Ofera informatii esentiale despre business

Activitatile de zi cu zi si provocarile pe care acestea le implica pot deveni uneori singurul focus al managementului, ceea ce priveaza compania de elaborarea unor strategii care sa o ajute sa se dezvolte.

Automatizarea proceselor de business necesita implicarea echipei de management.  Stand la aceeasi masa si analizand fluxurile si procesele ce urmeaza sa fie automatizate, aceasta echipa intelege mai bine afacerea si poate elabora strategii care sa genereze profituri mai mari cu resurse alocate mai eficient. Automatizarea ofera o perspectiva mai profunda si faciliteaza implementarea de imbunatatiri pentru succesul afacerii.

2. Creste productivitatea

Automatizarea proceselor inseamna ca multe sarcini repetitive vor fi realizate automat, mai rapid si mai precis decat atunci cand sunt in sarcina angajatilor. Viteza mai mare si acuratetea in indeplinirea acestor taskuri inseamna o productivitate mai mare si mai putine erori cauzate de factorul uman.

In plus, automatizarea elimina timpul pierdut de ceea ce este cunoscut sub numele de “paradoxul productivitatii”. Aceasta este o situatie in care adoptarea de mai multa tehnologie incetineste procesele, pentru ca angajatii petrec mult timp invatand despre si navigand prin aceasta ori trecand de la o aplicatie la alta in loc sa isi indeplineasca sarcinile zilnice.

Optimizarea proceselor prin automatizare inseamna o productivitate mai ridicata si mai putin timp pierdut.

3. Imbunatateste eficienta

Automatizarea proceselor, si in special cea realizata cu “roboti” software, mareste eficienta pentru ca:

Ø Taskurile sunt realizate fara pauze

“Robotii” nu au nevoie de somn si nu obosesc, eu pot lucra fara oprire, mentinand in flux continuu anumite operatiuni si sarcini de business. Daca exista elemente care necesita input din partea unui factor uman, “robotii” au capacitatea de a le pune “on hold” pana cand acesta se poate ocupa de ele.

Ø Sarcinile sunt indeplinite fara erori

Automatizarea proceselor elimina majoritatea erorilor cauzate de factorul uman deoarece este conceputa sa urmeze instructiuni si reguli precise, lipsite de variatii sau elemente neprevazute.

Ø Datele sunt colectate cu usurinta si precizie

“Robotii” software colecteaza date despre toate actiunile pe care le efectueaza si le stocheaza in rapoarte. Poti analiza oricand aceste date pentru a depista in procesele companiei eventuale probleme pe care nu le-ai observat anterior, fie ca este vorba despre blocaje sau lipsa de eficienta.

4. Reduce costurile

Companiile care au adoptat automatizarea proceselor au raportat o reducere a costurilor, care le permite sa investeasca veniturile obtinute in dezvoltarea afacerii.

Costurile sunt reduse datorita:

–        scaderii numarului de erori;

–        cresterii vitezei de procesare;

–        reducerii blocajelor si intarzierilor;

–        oferirea de timp suplimentar angajatilor pentru indeplinirea altor activitati.

5. Imbunatateste relatia cu clientii

Automatizarea proceselor contribuie la imbunatatirea relatiei cu clientii prin:

–        furnizarea de raspunsuri prompte la intrebarile adresate;

–        solutionarea reclamatiilor inaintate de acestia;

–        procesarea rapida a comenzilor.

Automatizarea proceselor necesita planificare minutioasa si management eficient al schimbarii pentru a gestiona eficient provocari ca rezistenta angajatilor sau pastrarea securitatii datelor.

Daca ai nevoie de asistenta pentru automatizarea proceselor, contacteaza Easy Go Business Development. Impreuna vom identifica si implementa cele mai potrivite solutii de automatizare pentru afacerea ta.